Мурманск
Хельсинки
Санкт-Петербург


Электронный архив на файловой системе

Заказать демонстрацию


Электронный архив – это удобно!

Сегодня свои документы переводят в электронный вид практически все - органы государственной статистики, библиотеки, министерства, топливно-энергетические и металлургические компании. Структурированное хранение документов в электронной форме приходит и в финансовый учет. Многие «дальновидные» компании уже перевели в электронный архив свою первичную бухгалтерскую документацию.

Что такое электронный архив документов?

Система упорядоченного хранения, обеспечивающая ввод (сканирование), верификацию, архивацию и поиск оцифрованных образов документов.

Зачем это нужно бухгалтеру?

  1. Порядок в хранении документов;
  2. Поиск по реквизитам документов и полнотекстовый поиск;

  3. Упрощение подготовки документов к налоговым проверкам;

  4. Нет потерь времени на передачу документов;

  5. Эффективное управление документами;

  6. Документы готовы к вводу в систему электронного документооборота организации.

Как это работает?

Электронный_архив.png

Насколько это сложно?

Вопрос: Какими знаниями должен обладать специалист, чтобы наполнять и обслуживать электронный архив документов?

Ответ: Решение по организации архива документов, предлагаемое компанией «Центр консалтинговых проектов» не требует специальных и глубоких знаний в области архива документов, достаточно владение компьютером на уровне простого пользователя.

Вопрос: В чем заключается работа оператора станции сканирования и насколько она трудоемка?

Ответ: Основная задача оператора сводится к сканированию документов посредством поточного сканера. Никаких дополнительных действий не требуется, всю рутинную и кропотливую работу осуществляет заложенный в программу автоматизированный бизнес-процесс.

Хранение и поиск по документам в архиве

Вопрос: В каком виде хранятся документы в архиве?

Ответ: В архиве могут храниться сканированные образы полностью оформленных (с подписями и печатями) первичных документов, не подлежащих изменению и распознанные файлы формата PDF с полнотекстовым поиском, что позволяет легко и точно искать текстовую информацию в документе.

Вопрос: Как осуществляется поиск по документам архива?

Ответ: Документы проходят индексирование с присвоением требуемых реквизитов. Имена хранимых документов формируются по гибким правилам и могут содержать любые атрибуты: номер, контрагент, дата, штрих-код. Все это позволяет  осуществлять поиск привычными средствами операционной системы.



Возврат к списку